У организации (нетранспортное предприятие) есть несколько грузовых автомобилей (перевозки не лицензируются), а также легковые автомобили, в т.ч. и те, которыми пользуется руководство компании. Поездки делового характера могут быть разными: и в банк, и в налоговую, и в ресторан на встречу с партнерами и тому подобное. С 1 марта 2019 года изменились правила в отношении путевых листов.
На какой срок надо выписывать путевой лист на этот автомобиль? Надо ли выписывать на такие поездки путевые листы и как их оформлять?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Регламентно путевой лист выдается на каждый из дней использования ТС до начала рейса.
Одновременно с этим считаем минимальным риск привлечения вашей организации к ответственности в случае некорректного его оформления.


Обоснование позиции:
Путевой лист представляет собой документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта", далее - УАТ). Кроме того, в соответствии с п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях путевой лист. Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при перевозках пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями напрямую установлена ч. 2 ст. 6 УАТ, а также п. 9 Порядка заполнения путевых листов, утвержденного приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее соответственно - Порядок и Приказ N 152).
Типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, в обязательном порядке применяются для учета работ в автомобильном транспорте, то есть специализированными автотранспортными предприятиями (письма Минфина России от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327, от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129). Для остальных (нетранспортных) организаций с 01.01.2013 формы первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ). Таким образом, ваша организация (не являющаяся транспортной) имеет право самостоятельно разработать и утвердить форму путевых листов.
При этом в утвержденной форме должны присутствовать реквизиты, предусмотренные Законом N 402-ФЗ и Приказом N 152.
К обязательным реквизитам Приказом N 152 отнесены в том числе наименование и номер путевого листа, сведения о сроке действия путевого листа, а также сведения о транспортном средстве и водителе.

При заполнении этих реквизитов детализируются:
- показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании смены (рабочего дня) водителя транспортного средства;
- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с парковки и его заезда на парковку;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством РФ);
- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Кроме того, в части установления порядка заполнения путевого листа исключено ограничение срока, на который оформляется путевой лист. По новым правилам путевой лист должен быть составлен:
- до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены или рабочего дня, или
- до начала первого рейса, если в течение смены или рабочего дня водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Мы считаем, что при условии выполнения рейсов каждый день целесообразно следовать буквальным формулировкам Приказа N 152 и выдавать путевой лист на каждый из дней использования ТС до начала рейса (смотрите также материал).
В то же время, поскольку ваша организация не является транспортной, не осуществляет в части использования легкового транспорта лицензируемых перевозок, не можем не обратить внимание также на следующее.

1. Согласно ч. 1 ст. 1 УАТ он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ; при этом под перевозчиком в целях его применения понимаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (п. 13 ст. 2 УАТ). Это позволяет нам считать, что правило об оформлении путевых листов подлежит исполнению именно теми лицами, которые непосредственно эксплуатируют то или иное транспортное средство и приняли на себя соответствующее договорное обязательство (более детально этот аспект рассмотрен в ответе).
На официальном сайте Минтранса дан следующий ответ на вопрос "Какие наказания и штрафы предусмотрены при отсутствии путевого листа либо отсутствия в нем отметок врача и механика при перевозке грузов индивидуальным предпринимателем":
...За осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств и проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств применяются п.п. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ...".
С учетом встреченной нами в ходе подготовки ответа судебной практики считаем: указанная ответственность применяется именно в отношении определенного круга лиц (например, осуществляющих перевозки пассажиров на основании лицензии) (Решение АС Волгоградской области от 16.08.2012 N А12-18983/2012, Решение АС Архангельской области от 01.04.2009 N А05-3017/2009, Решение АС Приморского края от 10.04.2014 N А51-4557/2014), и, на наш взгляд, организация (и руководитель) не может быть привлечена к административной ответственности (за отсутствие путевого листа или некорректное его заполнение)(смотрите Решение Железнодорожного районного суда г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 25.10.2018 N 12-369/2018).

2. Погрешности при заполнении путевого листа (или его отсутствие при реальности фактов хозяйственной деятельности и наличии иных документов, подтверждающих расход ГСМ, использование ТС в предпринимательской деятельности) несут определенные риски претензий со стороны налоговых органов касательно обоснованности налоговой выгоды (в части вычета НДС, признания произведенных расходов и отсутствия личного дохода у управляющего ТС физлица).
Поясним: некорректное заполнение путевого листа не указывает на факт неиспользования транспортного средства в деятельности, направленной на получение дохода и на отсутствие расходов на ГСМ, в то же время несет в себе риск непринятия его в качестве доказательства такового использования. Такое наше мнение связано с наличием судебной практики (как положительной для налогоплательщика, так и нет: постановление Седьмого ААС от 14.05.2015 N 07АП-2919/15, постановление Семнадцатого ААС от 18.09.2008 N 17АП-5572/08; постановление Шестнадцатого ААС от 26.12.2012 N А63-9056/2012, решение АС Ставропольского края от 28.09.2012 N А63-9056/2012, постановление Восьмого ААС от 14.03.2012 N 08АП-310/12, постановление Шестого ААС от 26.01.2016 N 06АП-7013/15, постановление Второго ААС от 05.08.2017 N 02АП-3222/17, а также Решение АС Брянской области от 12.12.2018 N А09-11281/2018, Решение АС Нижегородской области от 19.04.2017 N А43-2377/2017).
Кроме того, действительно увеличивается риск возможных претензий со стороны налоговых органов, в том числе и инициирования доначисления ими НДФЛ и страховых взносов в отношении лиц, управляющих ТС (смотрите письмо Минфина России от 11.06.2014 N 03-04-05/28243).
С учетом встреченной нами судебной практики полагаем, что последнее (признание дохода сотрудника, облагаемого НДФЛ и страховыми взносами, в виде стоимости ГСМ, израсходованного в поездках с некорректно заполненными путевыми листами), не основано на нормах НК РФ. Суды считают, что наличие в оформлении путевых листов отдельных пороков не свидетельствует об отсутствии соответствующих затрат, а также о том, что они не имеют производственной направленности, в связи с чем отсутствуют основания для корректировки налоговой базы по НДФЛ и облагаемой страховыми взносами базы (смотрите также постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 22.10.2008 N Ф08-6326/2008, Московского округа от 02.09.2008 N КА-А40/8318-08).
При этом, с точки зрения ряда судов, Приказ N 152 не распространяется на нетранспортные организации (постановления ФАС Московского округа от 10.08.2009 N КА-А40/7253-09 и Поволжского округа от 04.07.2014 N Ф06-11843/13, смотрите также Решение АС Ульяновской области от 06.12.2013 N А72-4670/2013). То есть организации, не занятые в осуществлении перевозок, путевые листы (или самостоятельно разработанные на их основе формы) могут оформлять с отклонением от Порядка (Решение АС Костромской области от 18.01.2008 N А31-4855/2007).

3. Если в трудовом договоре директором (или иным работником организации) может быть предусмотрено использование автомобиля в том числе и в личных целях. В таком случае, даже если при совершении деловой поездки путевой лист директору оформлен не был, в целях избежания конфликта с ГИБДД он может сослаться на то, что поездка осуществляется в личных целях (об этом - в вышеуказанном Решении Железнодорожного районного суда г. Улан-Удэ Республики Бурятия от 25.10.2018 N 12-369/2018). Для целей же признания расходов на ГСМ путевой лист может быть оформлен уже по факту осуществления деловой поездки.